Dokumentum archiválás

Hiteles számlamásolatok

hiteles tárolásA papír alapú számlák feldolgozás utáni tárolása folyamatos dokumentum kezelést, tárolást és problémás visszakeresést ad. A törvényi szabályozás biztosítja a papír digitalizálás utáni kezelésének mellőzést. A hiteles másolat készítéshez digitális aláírás szükséges. A digitális aláírást működtető megoldásban nem csak a számlák kibocsájtására, hanem a hiteles tároláshoz történő bélyegzéshez is megoldást biztosíthat.

Az Offisys Kft. partneri  megoldásban kidolgozta a digitalizáló és hitelesítő eljárást a pénzügyi bizonylatokra vonatkozóan is.  A hitelesítés az ajánlott program keretében automatikusan történik meg a digitalizálás során. A tárolt információ lerakhatóak fájlrendszerbe, hordozható médiára vagy igény esetén archív rendszerbe is betölthető. Amennyiben a hiteles másolat rövid és hosszú távú tárolása megoldott úgy a papír számlákra nincs szükség.

Archiválás

ArchiveA beolvasási folyamatot követően a különböző típusú dokumentumok és metaadatai adatbázisban történnek letárolásra. Az archív rendszerek gyors, hiteles és biztonságos elektronikus információkezelést biztosítanak a felhasználók számára, akár papír, akár elektronikus irodai rendszerek vagy alkalmazások dokumentumairól van szó. A tárolás munkafolyamata rutinszer, mely további automatizmussal is felruházható a rendszer segítségével. Integrálást ad a vezető gyártók platformjaihoz a már meglevő IT infrastruktúra alkalmazásával költséghatékony megoldást biztosít.

Az e-számla

e-számlaAz elektronikus számla tartalmát tekintve megfelel hagyományos, papíralapú számlával, azonban nem nyomtatott, hanem elektronikus dokumentumként (állományként) szabványokban rögzített módon (pl. PDF, XML formátumban) készülhet el. Az eredeti hiteles számlapéldánynak az elektronikus állomány minősül. Ezt az állományt kell valamilyen elektronikus csatornán (e-mail, web, stb.) az ügyfél, vevő részére eljuttatni és mindkét félnek megőrizni, valamint az esetleges ellenőrzések alkalmával bemutatni.

A legfontosabb követelmények az elektronikus számla kiállításával kapcsolatban:

  • a számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással kell ellátni,
  • a számlát minősített hitelesítés szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni,
  • mindkét félnek (számla kiállító, számla befogadó) gondoskodni kell az elektronikus számla megőrzéséről, igény szerint annak bemutatásáról.

e-számla használati előnyök:

  • Nincs postázási költség
  • Nincs nyomtatás
  • Nincs tárolási folyamat és költség (tárolás lehet outsourcing folyamatban)
  • Egyszerű kézbesítési kontroll
  • Humán erőforrás csökkenés
  • Kisebb energiafelhasználás/környezeti terhelés

Önálló e-számlakibocsájtó rendszer:

Az önálló rendszerek nagy infrastrukturális és rendszerüzemeltetési háttérrel rendelkező vállalkozások számára ideális. Biztosítja a szervezeti egységen belüli zárt rendszeren keresztüli számlakibocsájtást.

A szolgáltatási rendszerek előnyei:

  • Nem igényel addicionális infrastruktúrát
  • Nem igényel rendszerismereti képzettséget
  • Nem szükséges rendszerfelügyelet
  • Gyors bevezetés
  • Tervezhető költségek
  • Kapcsolódó szolgáltatási előnyök

Az Offisys Kft. partnerei által vállalkozik az elektronikus számlák kibocsájtásának illesztéséhez az ERP rendszerekhez. Egyben a bejövő számlák – akár papír, akár elektronikus – kezelésében komplex megoldásokat biztosít.